こんにちは、転すけ（てんすけ）です。
今回はリモートワークにおけるコミュニケーションというテーマでお話をさせていただきます。
2020年からリモートワークを取り入れることがスタンダードになりつつある昨今ですが、
コミュニケーションの量や質がリモートワークになる前と比較して大きく変わったのではないでしょうか。
- リモートワークにおけるコミュニケーションの課題感を知る
- 課題感を克服していくためのツールとしてチャットツールが適切である理由
リモートワークにおけるコミュニケーションについて以下のような調査結果が出ています。
調査サマリ
・「業務に関わるコミュニケーション」の時間について、 1日あたり「30分未満（0分含）」が６割
・『業務に直接関わらないコミュニケーション』では「0分」が４割
・コミュニケーションは減少傾向だが一方で「そのコミュニケーション時間は適量である」と感じている人は7-8割
・在宅勤務での「コミュニケーションがしにくい」と感じている人は、5割を超える
・連絡手段は「E-mail」「電話」「Web会議」が全体の割合としては大きい
引用元：サイボウズチームワーク総研「テレワークの職場内コミュニケーションに関する調査」
上記から、
コミュニケーションの総時間自体は減少しているものの、それ自体は適量だと感じている一方で、
質や方法の部分に問題があるという実態があるようです。
コミュニケーションが「しにくい」という課題
リモートワークをしていてどういうところで「コミュニケーションがしにくい」と感じるでしょうか。
私もそう感じることは多々ありますが、
まず一番に感じる点は、
コミュニケーションを取る上での「レスポンス速度」が良いか悪いかという部分だと思います。
大抵の業務はチームで進めることが主で、自分一人だけで完全に完結するものはなかなかないと思います。
それに伴い、周りへの確認や相談は大なり小なり必然的に発生するものだと思いますが、
その質問内容へのレスポンスが遅延すると業務の進行に影響してしまうこともあると思います。
オフィスでの業務であれば、周りの状況を見ながら直接コミュニケーションを取ることが簡単にできますが、
リモートではそれができず、相手側の返答が遅延している場合もその理由の可視化がしづらいので、
「単に気づいていないだけかもしれないが、忙しくて手が回っていない可能性もある→だから少し様子を見よう」
というように、返事を催促するのも気が引けてしまい、結果的に全ての工程がディレイするという悪循環になりがちです。
またそうなりやすい要因として、
メインの連絡手段がE-mailと電話の場合、
「E-mail」の場合：そもそも即時性が低いツールである
（メールは即時返答というよりは時間ができた時や決まった時間にまとめて返すという方も多いと思います）
「電話」の場合：応答できなければ後回しになってしまう
（メールと違い、かけ直さないと要件が一切伝わらない）
というように、
この辺りが主な連絡手段の場合は問題が頻繁に起きやすいと思います。
そんな中、
IT業界ではチャットツールを会社全体で導入していることも多いと思います。
このチャットというコミュニケーションの方法は、
即時性に優れている
すぐに見れなくても後から見返して流れを理解することが可能
というように、
リモートワークにおいて必要な要素を備えており、メールや電話よりも円滑なコミュニケーションが期待できると思います。
チャットがリモートワークにおいて優れている理由
まずそもそものメールや電話の使い方ですが、
「何度も送るのも失礼だから、一定量の相談事や報告事が溜まったらまとめてする」という使い方ではないでしょうか。
この場合、相手のレスポンス速度云々の前に、まず「発信」の時点ですでに遅延が発生していると言えると思います。
「問題に感じていることがあるが後回しになっている」というような事も起きえますし、仕事の進め方としては危険が伴う可能性もあります。
一方でチャットについてですが、
LINEを例に挙げるとわかりやすいと思いますが、
「メールに比べてかなり短い文章」でのやり取りが多くなると思います。
つまりメールのような体裁を整えたレポート体で書く必要はなく、
普段会話をしているような感覚でのやり取りに近い形でのコミュニケーションになるので、比較的気軽に且つ速度感を伴ったやり取りがしやすいと思います。
また、ビジネスチャットではグループチャットがメインの用途なので、
1つのチャンネルに関係者が全員いる状況で会話が行われることになります。
この点も利点が多く、
- 質問をしたい相手が見ていなくても他に分かる人が見ていれば答えることが可能である
- 自分に直接関係ない話題であってもチャットを見ることができるので誰が何をしているのかが把握しやすい
という効果が期待できます。
（自分以外の人の動きが見えると自分のやっていることとの繋がりが見えたりするので、これは大きいメリットだと思います）
まとめ
＜メリット＞
・速度感のあるやり取りが可能
・グループ全員が閲覧できるために互いにフォローがしやすくなる
・自分に関係が薄い部分でも閲覧できるので、全体の状況を把握しやすい
＜デメリット＞
・長文のレポートとしてはあまり向いていない
（ただ、チャットツールの中の機能を使いこなせばレポートなどの長文であってもしっかりとした見せ方はできるので、特別なデメリットではない）
・色々な会話が見れる反面、情報量が多く煩雑になりやすい
＜メリット＞
・「レポート（まとめ）」としての用途に優れている（メール）
・直接話して擦り合わせられる（電話）
＜デメリット＞
・基本的に1対1のツールで、他者が介入しないので周りからのフォローを受けづらい（メール/電話共通）
・送信する側が一定量内容を溜めてから発信する意識なのでそもそも発信が遅れる（メール/電話共通）
・即時性に弱い（メール）
・即時反応できないと後々に回りやすく、最悪の場合そのまま流れる（メール/電話共通）
いかがでしたでしょうか。
会社全体でチャットツールを導入していない場合、
まずは自分のチーム内や頻繁に連絡を取る人等の小さいコミュニティの中だけでもチャットでのコミュニケーションを初めてみてはいかがでしょうか。
