チェックリストの作り方

【デバッグ】エクセル(スプレッドシート)の簡単な集計の方法

以前こちらの記事で、
「最低限必要なエクセル(スプレッドシート)知識」
について触れ、
シンプルなチェックシートが作られるまでの過程を説明させていただきました。

チェックをする画像
【デバッグ】最低限必要なエクセル(スプレッドシート)知識 ※初心者でも簡単デバッグ業務や事務的な作業でエクセル(スプレッドシート)は必須スキルです。ではどんなスキルが必要なのか、現場ではどんなスキルがよく使われるのか等を踏まえ、今回は最低限必要なスプレッドシートのスキル周りのお話をさせていただきます。...

今回はそのシンプルなチェックシートに「集計」を追加して、進捗を把握しやすくするための方法を説明していきます。

・集計の概要

  • 進捗表(指定の内容をカウント)を作成する
  • 進捗表(進捗率)を作成する
  • 1つの集計用シートで「複数シートの進捗」を管理する

集計の概要

チェックリストのサンプル

こちらのようなチェックシートを例にお話をさせていただきます。
このシートは単純にOKやNGを入れることのできるシートです。

ですが、
「現在、OKが何個でNGが何個で・・・」という集計部分が全くないため、
目視で数える必要があるシートになっています。

上記例のチェックシートは9項目しかないので目視でも進捗はわかりますが、
大量に項目数があるようなシートでは把握が難しくなるため、
集計があると簡単に把握できて便利です。

では以下で基本的な集計機能を作っていきます。

進捗表(指定の内容をカウント)を作成する

「OKが何個あってNGが何個あって・・・」と数えるのは手間なので、
関数で計算をできるようにします。

まず画像のように「項目の数」「OKの数」「NGの数」をカウントするための欄を作成します。

その後、カウントをするために関数を入力します。

使用する関数は以下になります。

項目数のカウントに使う関数
=count(セルの範囲)



count関数というもので、
指定した範囲で「数字が入力されたセルが何個あるのか」を数える関数です。

OKの数のカウントに使う関数
=countif(セルの範囲,”OK”)

NGの数のカウントに使う関数
=countif(セルの範囲,”NG”)

※注意点:文字列を””で囲う必要があるので注意(今回の場合は、 “OK” や “NG”)

countif関数というもので、

指定した範囲で「指定した条件が入力されたセルが何個あるのか」を数える関数です。

(今回の場合はOKのセルが何個あるのか / NGのセルが何個あるのか、をそれぞれ数えるように設定しています)

これらを入力することで以下のように数をカウントできるようになります。

進捗表(進捗率)を作成する

現状の状態でカウントはできるような状態にはなりましたが、
「全体で何%くらいの進捗感なのか」がわからない状態なので、機能を追加していきます。

まず、画像のように「進捗率」をカウントするための欄を作成します。
(今回は全体の項目数に対してOKの数の割合がどの程度か、という進捗を出します)

次に進捗率を出すセルを選択した状態で画像の「表示形式をパーセントに設定」をクリックします。

これを設定することで、その欄に入力した「数字」が「パーセント」で表示されるようになります。

その後、カウントをするために関数を入力します。

使用する関数は以下になります。

=OKをカウントしているセル / 項目数をカウントしているセル
(つまり今回の例の場合では「=D2/D1」と入力しています)

これは関数というよりは単純な計算ですが、
「/」というのは割り算を表しています。

なので、「D2割るD1=0.333….」となり、
その数値をパーセント表示した結果「33.33%」と表示されるようになります。

1つの集計用シートで「複数シートの進捗」を管理する

チェックシートや様々な表など、
1つのファイル内に複数のシートを作成することが頻繁にあると思います。

そんな時、各シートの進捗を確認するにあたり、
1つ1つシートを開いて確認していたのでは手間がかかります。

上記のようなケースに対応するため、
集計用のシートを作り、そのシートで全体の進捗を把握できるようにします。

今回は以下画像のように、
チェックシートが3つのシート(シートA、シートB、シートC)に渡って作成されているケースを想定します。
(3つのシートは全て同じような体裁のチェックシートにしています)

現状の場合、

シートAの進捗を確認するためにシートAを開いて、
シートBの進捗を確認するためにシートBを開いて・・・

のように進捗確認に手間がある状態なので、
進捗を確認するためのシートを作ります。

まず以下のように集計専用のシートを増やし、表を作ります。

その後、

以下のように関数を使って「他のシートからデータを参照」できるようにします。

上記までができたら、

シートAの関数をそのままシートB,シートCの欄にペーストするのみで集計ができるようになります。

最後に進捗率の部分ですが、
この点はこちら同様に「OKの数 / 項目数」とするのみです。
(シートAの進捗率であれば「D7/C7」)

上記までができたら、
シートA、シートB、シートCをそれぞれ開く必要はなく、
集計シート1つで全てのシートの進捗が1ビューで把握できるようになったと思います。

今回まででスプレッドシートの基本的な部分を紹介させていただきました。

以降も、より良い使い方や一歩前に進むための関数などをご紹介させてただきます。